Транспортные расходы: чем подтвердить и как учесть

Компания может заказать такси для своих работников. Например, для доставки до вокзала или аэропорта. Сотрудники, находящиеся в командировке, тоже могут использовать такси для передвижения. При условии, что нужно доехать до места работы или отдыха. Если передвигается группа людей, то им проще заказать трансфер в аэропорт на минивэне — машина отличается вместительностью.

Компания имеет право учитывать расходы на такси. При условии, что они документально подтверждены и экономически обоснованы. Просто вписать в документы сумму затрат не выйдет. Нужен чек или бланк строгой отчетности.

Какие нужны документы?

В Постановлении Правительства РФ №112 приведены требования к оформлению отчетных документов для подтверждения расходов на такси. Если получен чек, выбитый через онлайн-кассу, то на нем будут нужные реквизиты. Это информация о перевозчике (ИНН, наименование и т. п.), номер документа, дата выдачи и стоимость услуги. Если выдается бланк строгой отчетности, то на нем тоже должны быть указаны эти данные. Дополнительно ставятся подпись и печать уполномоченного лица.

Документ без реквизитов использовать нельзя. Дополнительно работник составляет объяснительную с пояснением использования такси. Например, что из-за графика работы он не может добираться на общественном транспорте. Либо нужно добраться да аэропорта или вокзала рано утром или поздним вечером.

Без экономического обоснования нельзя включать расходы на такси в отчеты. Если сотрудник просто хочет передвигаться только на такси, то он делает это за свой счет. Иное дело — развоз сотрудников в ночное время. В этом случае с такси лучше заключить постоянный договор. На его основе будет проще проводить расчеты.

Можно использовать такси для доставки сотрудников на работу. Сделать это возможно, если офис расположен в удалении от остановок. В этом случае руководитель издает приказ и указывает в нем порядок использования служебного транспорта. Сделать расчет стоимости услуг такси можно на нашем сайте.

Для бухгалтерского учета нужно сделать проводку Дт 20 (26, 44) Кт 71, если расходы на такси были в командировке. В случае представительских поездок нужна проводка Дт 26 Кт 71. Для компенсации трат сотрудника используют Дт 71 Кт 50.

 Администратор отдела логистики Бобынчева Н.А.